СТРУКТУРА СИСТЕМЫ ЁЛОГИКА
УПРАВЛЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯМИ ЭФФЕКТИВНОСТИ
УПРАВЛЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯМИ ЭФФЕКТИВНОСТИ
- Подсистема содержит набор готовых типовых показателей эффективности и отчётов необходимых для управления любой организацией и узкоспециализированных учитывающих отраслевые особенности
- Отображает в удобном для анализа виде показатели для оперативного управления, в том числе показывать динамику изменения показателей
- Позволяет создавать индивидуальные шаблоны отчетов для дальнейшего использования пользователями системы.
- Отчеты формируются по любым данным хранящимся в системе любой степени сложности, произвольное оформление отчета (фирменные бланки, логотипы и прочее), любые параметры для дополнительной выборки, создание статистических отчетов и т.д.
Справочники
Организация
Организция
- Соответствие справочника организации штатной и функциональной структуре организации
- Занесение информации по сотрудникам организации
- Назначение ролей сотрудников
- Создание списков рассылки
Классификатор
- Содержит все справочники системы
- Позволяет вести справочники древовидной структуры любой степени вложенности
- Позволяет добавлять новые справочники и обновлять по заданному расписанию из внешних справочников
- Позволяет разграничить права доступа на изменение разделов
Контрагенты
- Ведение справочника контрагентов древовидной структуры (организация, филиал, отдел, представитель)
- Ведение произвольной дополнительной информации и построение отчетов в любых разрезах
- Проверка на повторность при создании нового контрагента
- Создание списков рассылки
Журналы регистрации
- Содержит журналы регистрации для каждого вида документа, предусматривающего регистрацию
- Для автоматического формирования регистрационных номеров в системе возможно использовать префиксы и постфиксы, содержащие: индекс номенклатуры дел, индекс подразделения исполнителя, подписанта, адресата документа, инициалы исполнителя, подписанта, адресата документа, буквенные и числовые произвольные значения
- Журналов регистрации можно связывать с подразделениями, регистраторами, подписантами и т.д.
Шаблоны
- Личные типовые шаблоны резолюций, настройка автоматического использования для соответствующий типов документов
- Общие и личные шаблоны маршрутов, изменяемых “на лету” и строго заданных
- Общие и личные шаблоны документов, с возможностью настройки автоматического заполнения, например реквизитов контрагента, регистрации и т.д.
- Шаблоны планов работ по типовым проектам
ЕЖЕДНЕВНИК
Ежедневник
- Вся задачи адресованные пользователю и находящаяся на контроле отображаются в соответствующих представлениях ежедневника
- Также в ежедневник поступают события и уведомления
- Ежедневника можно просматривать в списочном или календарном виде
- Наличие фильтров для быстрого поиска в представлениях, с полями в соответствии с типом документа или задачи системы
- Возможность группировки и сортировки информации в представлениях
- Индивидуальная настройка пользователем представлений с документами и задачами, использование фильтров по умолчанию
- Возможность автоматической выгрузки в Excel документов отмеченных в представлениях системы
- Возможность автоматической выгрузки в папку вложений документов отмеченных в представлениях системы
- Возможность выполнять действия с задачами и документами непосредственно в представлении, без открытия карточек
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ МОДУЛИ
Корреспонденция
Корреспонденция
- Регистрация входящей/исходящей корреспонденции
- Подготовка проектов резолюций
- Рассмотрение и исполнение
- Подготовка, согласование, подписание, регистрация и отправка ответов
- Контроль исполнения документов
- Резервирование номеров
Договоры
Договоры
- Создание и хранение шаблонов договоров
- Согласование договоров в электронном виде с возможностью делегирования полномочий
- Возможность ведения по договорам этапов и оплат
- Контроль сроков действия и исполнения договоров
- Контроль финансов по договорам, возможность формирования календарного финансового плана
Совещания
Совещания
- установка параметров совещания, участников с заданием ролей
- создание повестки совещания
- рассылка приглашений на совещание с возможностью подтверждения участия, делегирования или отказа от участия с обязательным комментарием
- подготовка и хранение необходимых для проведения совещания материалов докладчиками
- отражение хода совещания и принятых решений в протоколе
- согласование, ознакомление, подписание и исполнение протокола совещания
- контроль исполнения протокола
- создание повторных совещаний
- создание совещание по проектам
Обращения
граждан
Обращения граждан
- Регистрация устных и письменных обращений
- Обеспечение механизма рассмотрения и наложения резолюции на обращение
- Рассылка задач по пунктам резолюции
- Учет тематики обращения
- Подготовка отчетов и регистрация ответов на обращение гражданина
- Подготовка запросов по обращению и хранение ответов на запросы от внешних организаций
- Выгрузка обращений на портал ССТУ
- Формирование статистической отчетности
Нормативно-
правовые акты
Нормативно-правовые акты
- Согласование, регистрация внесение изменений и отмена документов
- Контроль исполнения, ознакомление и рассылка документов
- Использование шаблонов при подготовке документов
- Создание актуальной редакции, опубликование, актуализация
Служебные
записки
Служебные записки
- Согласование, подписание, исполнение СЗ
- Формирование связанных задач на исполнение и ознакомление
- Формирование отчетности по контролю исполнения СЗ
ОРД
ОРД
- Согласование, регистрация внесение изменений и отмена документов
- Контроль исполнения, ознакомление и рассылка документов
- Использование шаблонов при подготовке документов
- Создание версий, опубликование, актуализация документов
Заявки на оплату
Заявки на оплату
- Создание заявки на оплату на основании договора, проекта или счета
- Согласование, подписание, исполнение заявки на оплату
- Формирование графика платежей
Проекты
Проекты
- Ведение реестра проектов организации
- Планирование и исполнение проектов
- Консолидация всей информации имеющей отношение к проекту
- Создание типовых проектов
- Настройка бизнес-процесса исполнения проекта
- Управление изменениями
- Интеграция с MS Project
Зацепки
Зацепки
Заводятся в системе в случае поступления информации о потенциальной возможности что-то продать клиенту (звонок клиента, обращение на сайте или на е-mail, объявленный конкурс и т.д.)
- Назначение ответственного менеджера
- Сбор дополнительной информации у клиента
- Согласование - будем заниматься или нет
- В случае положительного решения перевод Зацепки в Сделку
- В случае отрицательного решения перевод в статус отклонена с внесением комментариев
- Ведение сроков контроля Зацепки
- Формирование аналитики причин отклонения Зацепок по срокам и ответственным
- Формирование по Зацепке связанных задач, контактов и документов
- Возможность неформального общения в разрезе Зацепки в формате форума
Сделки
Сделки
Заводится в системе при подтверждении клиентом потребности в нашем или аналогичном товаре. И ведется на протяжении всего жизненного цикла от формирования предложений до завершения всех работ или перевода сделки в статусы Заморожена или Отклонена
- Создание и согласование в системе связанных документов по сделке (коммерческие предложения, договоры, счета и т.д.)
- Ведение произвольного чек листа сделки
- Настройка статусов Сделки
- Отслеживание работы и формирование воронки продаж одновременно по статусам и значениям чек-листа сделки
- Формирование по Сделке связанных задач, контактов и документов
- Возможность неформального общения в разрезе Сделке в формате форума
- Возможность ведения по Сделке Плана работ
Закупки
Закупки
- Формирование реестра контрагентов и отслеживание по ним истории взаимодействия (аккредитации, исполнение обязательств по контрактам)
- Выбор поставщиков и подрядчиков на конкурсной основе (формирование плана закупок, подготовка конкурсной документации, объявление конкурса, взаимодействие с претендентами, подведение итогов и заключение договора с победителем)
- Управление изменениями
- Формирование отчетов по исполнению плана закупок и исполнению контрактов
- Интеграция с системой бюджетирования и учетной системой
Тестирование
Тестирование
- Разработка и внесение изменений в тесты
- Рассылка тестов выбранным сотрудниками
- Фиксирование результатов прохождения теста сотрудником
- Консолидация результатов и формирование статистического отчета
- Возможность повторного прохождения теста
Кейсы
Кейсы
- Создание кейса: описание, план работ с произвольной детализацией, участники
- Детализация и внесение изменений
- Создание на основе кейса шаблона и дальнейшее использование базы шаблонов лучших практик
- Моделировать процессы в рамках кейса без привлечения IT-специалистов и аналитиков
- Выявить узкие места процесса и оперативно перераспределить усилия между исполнителями
- Установление связей между задачами внутри кейса и между другими кейсами
- Механизмы обсуждения и согласования
- Контроль исполнения с помощью окончательных и промежуточных отчетов, протоколов совещаний и ведение истории исполнения
HelpDesk
HelpDesk
- Создание клиентских заявок из Web кабинета, e-mail или фиксация специалистом устных обращений
- Классификация, согласование, исполнение и утверждение заказчиком заявок
- Обеспечение процессов работы при абонентском обслуживании, сдельной и индивидуально рассчитанной работе
- Возможность неформального общения в разрезе Заявки в формате форума
- Автоматическое формирование отчетов для контроля качества услуг и определения стоимости оказанных услуг за период времени
- Формирование и использование базы знаний
Сервисы
Поиск
Замещение
Связи
Регистрация
Согласование
Архивирование
Интеграция
Оповещения
Задачи
Управление доступом
Контроль исполнения
Конструктор отчетов
Работа с оригиналом
Протоколирование
Поиск
- Наличие поисковой системы для осуществления поиска по всей информации хранящейся в системе
- Поиск по атрибутам - параметры для поиска варьируются в зависимости от вида документа
- Полнотекстовый поиск по вложениям
- Возможность сквозного поиска по архиву
- Возможность быстрого поиска с помощью фильтров в представлениях системы
- Быстрый доступ к документам созданным пользователем и находящимся в работе и к документам добавленным пользователем в избранное
Функции замещения
- Назначение исполняющего обязанности по времени и по типу документов
- Назначение доверенного лица по типу документов
- Передача дел от уволенного или переведенного в другое место сотрудника
Связи между документами
- Карточка каждого документа может быть связана с карточками других документов в СЭД одной или несколькими связями
- Построение и отображение всего дерева связанных документов
- При переносе документов в архив связи между документами сохраняются
Регистрация документов
- Для каждого вида документа, предусматривающего регистрацию, предусмотрена возможность присвоить регистрационный номер в соответствии с выбранным для данного документа журналом регистрации и принятой в организации схемой присвоения регистрационных номеров
- Система позволяет при автоматическом формировании регистрационных номеров использовать префиксы и постфиксы, содержащие: индекс номенклатуры дел, индекс подразделения исполнителя, подписанта, адресата документа, инициалы исполнителя, подписанта, адресата документа, буквенные и числовые произвольные значения
- Система предусматривает возможность резервирования регистрационных номеров
- Система обеспечивает возможность регистрации документа прошедшей датой (кроме документов с автоматической регистрацией),
при этом система фиксирует в том числе фактическую дату создания/подписания документа
Согласование
- Возможность создания шаблонов маршрутов сопоставляемых различным типам документов
- Возможность параллельного, последовательного и смешанного согласования
- Возможность отправки документов по произвольному маршруту, созданному пользователем “на лету”
- Создание личных маршрутов пользователя системы
- Использование в маршрутах помимо сотрудников организации функциональных ролей и групп пользователей
- Возможность согласующему добавлять дополнительных согласующих в т.ч. скрытых и делегировать
- Возможность задавать индивидуальные параметры согласования на каждый этап согласования
- Возможность инициатору дополнять и удалять согласующих во время согласования
Подсистема архивирования
- Гибкая настройка параметров и расписания автоматического архивирования
- Удобный поиск архивных документов
- Возможность восстановить документ из архива в рабочую систему
- Ручное и автоматическое архивирование документов
- При переносе документов в архив работают ссылки между связанными документами
Интеграция
- Доступна интеграция с почтовыми клиентами MS Outlook , Lotus Notes и iNotes
- При этом имеется возможность: создания любого документа системы или задачи на основании полученного E-mail, отправки документов и задач по E-mail, автоматической отправки по E-mail документов на исполнение, согласование или ознакомление для людей, не являющихся пользователями СЭД (например, контрагенты)
- Интеграция с MS Project (выгрузка и загрузка плана работ созданного в СУП или СЭД)
- Интеграция с MS Word (возможность создания документа в СЭД из MS Word файла, возможность редактирования документа в СЭД
в редакторе MS Word) - Сканирование в том числе потоковое непосредственно в карточку документа СЭД (доступно из Web и “толстого” клиентов)
Оповещения
- Мгновенное отображение всплывающего окна оповещения при поступлении новой задачи или уведомления адресованного пользователю, с возможностью перехода из оповещения в соответствующий документ
- Возможность пользователю самостоятельно задать время оповещения по задаче в системе. Оповещение по времени с погрешностью не более 5 секунд
- Индивидуальная настройка пользователем видов используемых уведомлений
Задачи
- Возможность создавать иерархически связанные поручения с индивидуальными сроками и исполнителями
- Возможность указания контроллера по задаче утверждающего исполнение, а также просматривающих контрольные сроки
- Возможность создавать свободные поручения
- Возможность создания запроса отчета по задачам и подготовки промежуточных отчетов
- Возможность автоматического закрытия связанных подчиненных поручений при закрытии основного
- Возможность изменения срока поручения без отзыва документа
- Возможность автоматического копирования ответов по исполнению из подчиненных задач (с вложениями и связями)
m Управление доступом
- По умолчанию система предоставляет доступ к документу только тем сотрудникам, которые участвуют в обработке документов (исполнителям, согласующим, подписантам, регистраторам, контролерам и т.п.)
- Кроме этого, в системе реализован механизм раздачи доступа к документам, согласно их должности или бизнес-роли
- Администратор, имеет доступ ко всем документам системы
m Контроль исполнения
- Для оперативного контроля за исполнением, система содержит представления для личного и общего контроля. Для контроля конкретного исполнителя имеется представление отображающее руководителю его ежедневник
- Система содержит набор отчетов необходимых для контроля исполнительской дисциплины сотрудников, а также, позволяет строить произвольные отчеты в формате принятом в организации с использование дополнительных средств построения отчетов
Конструктор отчетов
- Позволяет создавать шаблоны отчетов для дальнейшего использования пользователями системы
- Отчеты строятся по любым данным хранящимся в СЭД любой степени сложности: произвольное оформление отчета (фирменные бланки, логотипы и прочее), любые параметры для доп. выборки
- Создание статистических отчетов
Работа с бумажным оригиналом
- Возможность указывать в карточке документа местоположение бумажного оригинала: кто передал, кому передал, дату и время передачи
- При списании документа в дело система позволяет указать хранилище, куда помещен бумажный оригинал документа
Протоколирование изменений
- Все действия и изменения по документу или задаче записываются в историю документа средствами приложения
- В каждой базе данных ведется протоколирование действий пользователя (создание, изменение, просмотр или удаление документов)
Справочники
Организация
Классификатор
Контрагенты
Журналы регистрации
Шаблоны
Организция
- Соответствие справочника организации штатной и функциональной структуре организации
- Занесение информации по сотрудникам организации
- Назначение ролей сотрудников
- Создание списков рассылки
Классификатор
- Содержит все справочники системы
- Позволяет вести справочники древовидной структуры любой степени вложенности
- Позволяет добавлять новые справочники и обновлять по заданному расписанию из внешних справочников
- Позволяет разграничить права доступа на изменение разделов
Контрагенты
- Ведение справочника контрагентов древовидной структуры (организация, филиал, отдел, представитель)
- Ведение произвольной дополнительной информации и построение отчетов в любых разрезах
- Проверка на повторность при создании нового контрагента
- Создание списков рассылки
Журналы регистрации
- Содержит журналы регистрации для каждого вида документа, предусматривающего регистрацию
- Для автоматического формирования регистрационных номеров в системе возможно использовать префиксы и постфиксы, содержащие: индекс номенклатуры дел, индекс подразделения исполнителя, подписанта, адресата документа, инициалы исполнителя, подписанта, адресата документа, буквенные и числовые произвольные значения
- Журналов регистрации можно связывать с подразделениями, регистраторами, подписантами и т.д.
Шаблоны
- Личные типовые шаблоны резолюций, настройка автоматического использования для соответствующий типов документов
- Общие и личные шаблоны маршрутов, изменяемых “на лету” и строго заданных
- Общие и личные шаблоны документов, с возможностью настройки автоматического заполнения, например реквизитов контрагента, регистрации и т.д.
- Шаблоны планов работ по типовым проектам